Ste kdaj zamenjali izraz oder z izrazom postopek? In izraz aktovka z izrazom končni rezultat? Morda ne, vendar je terminologija projektnega vodenja lahko zmedena. Ta članek vam bo pomagal najti odgovore na vaša vprašanja.
V tem članku
Uvod v osnove: faze, procesi, portfelji in produkti
Projekt je preprosto niz dejavnosti, ki potekajo po urniku in ustvarjajo nekaj rezultatov. Nekateri projekti so avtonomni, drugi imajo odnos »Ne« in prehod v organizacijo. Po drugi strani pa so nekateri projekti del večjih dejavnosti, kot so mejniki, procesi, programi in portfelji.
Faze
Projekte je mogoče načrtovati na podlagi stopnje, ki vam omogoča skupno vodenje več projektov, povezanih z istim ciljem. Recimo, da mora dobrodelna organizacija vsako leto organizirati zbiranje sredstev. Za upravljanje vseh projektov, povezanih s to nalogo, dobrodelna organizacija projekte razdeli na tri stopnje: načrtovanje, dogodek in spremljanje. Vsaka stopnja vsebuje več projektov.
Oder | Projekti | Etapni rezultat |
|---|---|---|
|
Načrtovanje |
Rezervacija prostorov Izbira govorcev in pridobitev njihovega soglasja Vabilo udeležencev |
Dokument načrta dogodka |
|
Dogodek |
Priprava prostorov Pomoč gostujočemu govorniku Spremstvo udeležencev |
Izvedba dogodka po načrtu |
|
Naslednji koraki |
Anketa udeležencev Zbiranje zapiskov o naslednjih korakih |
Dokument analize dogodkov |
Procesi
Dejavnosti v dveh različnih projektih so lahko med seboj povezane; tako tvorijo procesov. Recimo, da obstajata dva projekta: eden vsebuje dejavnosti, potrebne za razvoj sistema za sledenje tehničnim težavam, drugi pa dejavnosti za najem in usposabljanje podpornega osebja.
Skupen nabor aktivnosti iz obeh projektov tvori proces oblikovanja klicnega centra. Rezultat procesa je popolnoma delujoč klicni center.
Programi
Program je skupina projektov, ki se upravljajo skupaj, da bi učinkovito izkoristili svoje odnose. na primer gradbeno podjetje, ki se ukvarja z novo sosesko, vsako hišo v soseski vodi kot ločen projekt. Z združevanjem projektov v program soseske je lažje slediti napredku celotne soseske in načrtovati zunanje vire, kot so tovornjaki za prevoz cementa ali izvajalci urejanja okolice.
Portfelji
Nekateri vodje projektov lahko uporabljajo portfelji uskladiti projekte in programe z ustreznimi strateškimi poslovnimi cilji. Na primer razvojno podjetje programsko opremo opredelili tri strateške poslovne cilje: »Inovacije v industriji«, »Razvoj varne programske opreme« in »Visokokakovostna podpora strankam«. Organizacija ustvari portfelje za vsakega od teh ciljev (inovacije, varnost in podpora) in jim preslika trenutne projekte in programe.
Aktovka | Projekti in programi |
|---|---|
|
Inovativnost |
Projekt: konkurenčna analiza Program: usposabljanje v industriji |
|
Varnost |
Projekt: varnostni pregled Program: implementacija sistema registracije strežnika |
|
Podpora |
Projekt: Uvedba sistema za sledenje tehničnih težav klicnega centra Projekt: zaposlovanje in usposabljanje osebja klicnega centra Program: spletnih virov za stranke |
Končni rezultati projekta
Projekti, faze in procesi vodijo do nekega rezultata, ki se imenuje končni rezultat. Običajno je končni rezultat določena oprijemljiva stvar, kot je dokument oz končni izdelek. Končni rezultati so lahko ne samo izdelki in dobrine, ampak tudi rezultati ali storitve. Naslednja tabela prikazuje nekaj primerov teh tipov.
Vrsta končnega rezultata | Opis | Primeri |
|---|---|---|
|
materialni predmet, ki je rezultat projekta, faze ali procesa. Izdelki so lahko samostojni izdelki ali del večjih rezultatov. |
Dokument, prijava, dom |
|
|
Rezultat |
Rezultat dokončanja projekta, faze ali procesa. |
Spremenjen postopek sledenja napakam, nova organizacijska struktura, smernice zelene gradnje |
|
Rezultat koraka, projekta ali procesa, ki organizaciji omogoča izvajanje njenih poslovnih funkcij. |
Popolnoma delujoč klicni center, zbiranje vseh udeležencev na konferenci, radijska dispečerska služba |
Microsoft Project in obstoječi sistem za vodenje projektov
Če gremo korak za korakom še dlje, se "sistem" vodenja projektov nanaša na integriran sklop procesov, tehnik, metodologij in orodij, ki se uporabljajo za načrtovanje in sledenje projektom. Microsoft Project je orodje znotraj večjega sistema za vodenje projektov. Projekti, imenovani tudi projektni načrti, bodo shranjeni kot ločene datoteke znotraj projekta 2010 in jih je mogoče združiti v večje dejavnosti, kot so mejniki, procesi, programi in portfelji.
Na cilj je mogoče priti le, če je smer gibanja pravilno zastavljena in vsi udeleženci vedo, kam in zakaj gredo. Projekt in program sta kategoriji zahodnega upravljanja, kjer se večja pozornost posveča kompetentnemu načrtovanju. Kako razumeti razliko med njima in na kaj razlike vplivajo?
Opredelitev
Projekt– med seboj povezan niz dejavnosti in procesov, katerih glavni cilj je izvedba obsežne naloge. Njegovi glavni atributi so roki, sredstva in poslanstvo. Izvedbo projekta lahko izračunamo tako kvantitativno kot kvalitativno (so zastavljeni cilji doseženi ali ne).
Program– skupina projektov, ki jih združuje skupni cilj, upravljanje, viri, poslanstvo. Njihov rezultat je kvalitativna sprememba stanja, ki jo povzroči izvajanje načrtovanih nalog. Program razvoja zdravstva vključuje izvedbo številnih projektov: gradnjo bolnišnic, izvajanje raziskav, usposabljanje osebja in še veliko več.
Primerjava
Najpomembnejša razlika med temi koncepti je torej njihov obseg. Program je več projektov, ki jih združuje en cilj. Ne meri se kvantitativno, temveč kvalitativno in vključuje spremembo stanja. Roki za izvedbo projekta so praviloma strogo določeni in njihova preložitev bo neizogibno vplivala na izvajanje programa.
Razlike so tudi v zahtevnosti izvajanja zadanih nalog. Izvedba projekta se zdi preprostejša, saj je za uspeh dovolj doseči cilje v določenem času. Program je le hipoteza (boj proti alkoholizmu ali odvisnosti od drog), ki jo je treba potrditi v praksi. Medsebojno povezani projekti in njihova uspešna izvedba ne vodijo vedno do spremembe stanja, rezultat pa je lahko povsem nepredvidljiv.
Spletna stran Sklepi
- Obseg koncepta. Program je širši pojem, ki vključuje nabor projektov.
- Trajanje. Časovni okvir za izvedbo programa je širok, časovni okvir za projekt je specifičen in merljiv.
- Rezultat. Projekt je izveden, ko so načrtovane aktivnosti izvedene do navedenega datuma. Rezultat programa je sprememba stanja, vpliv na situacijo. Tako je lahko tudi njegova delna izvedba uspešna, posledični učinek pa lahko preseže vsa pričakovanja.
- Kompleksnost. Izvajanje programa je težje kot izvedba projekta, saj je treba vse zadevne naloge uskladiti.
Program– v okviru projektnega vodenja je to zaporedje medsebojno povezanih projektov, pri upravljanju katerih jih je mogoče centralno usklajevati, da se doseže določena stopnja nadzora in koristi, ki ni na voljo pri ločenem vodenju projektov.
Nekateri programi lahko vključujejo elemente dela, ki so povezani s temi programi, vendar so hkrati izven obsega projektov tega programa. Projekt je lahko vključen v program ali pa tudi ne, medtem ko program vedno vsebuje projekte.
Centralizirano in usklajeno vodenje več projektov za doseganje strateških ciljev podjetja in programskih koristi je definirano kot programsko vodenje. Z doseganjem skupnih ciljev in skupne funkcionalnosti naj bodo projekti med seboj povezani v programu. Projekte, ki jih povezuje samo skupna stranka, tehnologija ali vir, je treba obravnavati kot portfelj projektov.
Pri programskem vodenju se je potrebno osredotočiti na odvisnosti med projekti in oblikovanje optimalnega pristopa vodenja. Za to se uporabljajo naslednji pristopi:
- so omejitve virov odpravljene in/ali vodja programa poskuša rešiti konflikte, ki vplivajo na nekatere projekte znotraj sistema
- dogovarja se o organizacijski/strateški usmeritvi, osredotočeni na cilje in cilje projekta in programa
- znotraj splošna struktura vodenje vodje programa, se rešujejo vprašanja in izvaja upravljanje sprememb
Programsko upravljanje v klasičnem pomenu izhaja iz upravljanja velikih programov obrambnega kompleksa ZDA (področje vesoljskega razvoja – NASA – Ameriška nacionalna uprava za letalstvo in vesolje). Za vodenje programa je imenovan izkušen vodja; vzporedno s tem imenovanjem so imenovani vodje za vsak projekt, vključen v ta program. Združevanje medsebojno povezanih projektov v programe je na koncu koristno, ker postane mogoče upravljati z vsemi viri projektov programa, konsolidirati podatke iz vseh projektov, razviti skupne pristope, prerazporediti sredstva med projekti itd.
Podobnosti in razlike med programi in projekti
V nekaterih primerih programi nimajo svojega življenjskega cikla, ker sestavlja več projektov, od katerih ima vsak svojega življenjski cikel. Programi se od projektov razlikujejo po daljšem trajanju in lahko trajajo neomejeno, saj nekateri programski projekti se zaključujejo, nekateri pa se dopolnjujejo. Kar zadeva vodjo programa, je to dolgoročna pozicija, za razliko od vodje projekta. Projekti znotraj programov in operacije znotraj projektov so v nekaterih primerih med seboj povezani na tri načine:
- Skozi rezultat operacije. Končni rezultat določene aktivnosti je vložek v drugo aktivnost v istem ali sorodnem projektu.
- Prek skupne enote virov. Vir, dodeljen določenemu opravilu, ne bo mogel preiti na naslednje opravilo v tem projektu ali povezanem projektu, dokler trenutno opravilo ni dokončano.
- Skozi stopnjo porabe skupnih sredstev. Projekti postanejo odvisni drug od drugega, ko poraba nekaterih virov preseže zmožnosti skupnega bazena, ker ... skupni viri so na koncu omejeni.
Na cilj je mogoče priti le, če je smer gibanja pravilno zastavljena in vsi udeleženci vedo, kam in zakaj gredo. Projekt in program sta kategoriji zahodnega upravljanja, kjer se večja pozornost posveča kompetentnemu načrtovanju. Kako razumeti razliko med njima in na kaj razlike vplivajo?
Kaj je projekt in program
Projekt– med seboj povezan niz dejavnosti in procesov, katerih glavni cilj je izvedba obsežne naloge. Njegovi glavni atributi so roki, sredstva in poslanstvo. Izvedbo projekta lahko izračunamo tako kvantitativno kot kvalitativno (so zastavljeni cilji doseženi ali ne).
Program– skupina projektov, ki jih združuje skupni cilj, upravljanje, viri, poslanstvo. Njihov rezultat je kvalitativna sprememba stanja, ki jo povzroči izvajanje načrtovanih nalog. Program razvoja zdravstva vključuje izvedbo številnih projektov: gradnjo bolnišnic, izvajanje raziskav, usposabljanje osebja in še veliko več.
Razlika med projektom in programom
Najpomembnejša razlika med temi koncepti je torej njihov obseg. Program je več projektov, ki jih združuje en cilj. Ne meri se kvantitativno, temveč kvalitativno in vključuje spremembo stanja. Roki za izvedbo projekta so praviloma strogo določeni in njihova preložitev bo neizogibno vplivala na izvajanje programa.
Razlike so tudi v zahtevnosti izvajanja zadanih nalog. Izvedba projekta se zdi preprostejša, saj je za uspeh dovolj doseči cilje v določenem času. Program je le hipoteza (boj proti alkoholizmu ali odvisnosti od drog), ki jo je treba potrditi v praksi. Medsebojno povezani projekti in njihova uspešna izvedba ne vodijo vedno do spremembe stanja, rezultat pa je lahko povsem nepredvidljiv.
TheDifference.ru je ugotovil, da je razlika med projektom in programom naslednja:
Obseg koncepta. Program je širši pojem, ki vključuje nabor projektov.
Trajanje. Časovni okvir za izvedbo programa je širok, časovni okvir za projekt je specifičen in merljiv.
Rezultat. Projekt je izveden, ko so načrtovane aktivnosti izvedene do navedenega datuma. Rezultat programa je sprememba stanja, vpliv na situacijo. Tako je lahko tudi njegova delna izvedba uspešna, posledični učinek pa lahko preseže vsa pričakovanja.
Kompleksnost. Izvajanje programa je težje kot izvedba projekta, saj je treba vse zadevne naloge uskladiti.